Intranets

Crea un portal de acceso a todas las funciones que tiene tu empresa de forma personalizada y con el diseño de tu negocio. En FlexIT contamos con herramientas que nos permiten ofrecerte la posibilidad de integrar a tus usuarios.

Que debe brindar una Intranet corporativa a mi negocio?

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1. Diseño Limpio, funcional y fácil de usar

Hay que ser claros, si a tu equipo de trabajo no le gusta cómo se ve, no van a utilizarlo. Así que, ¿Cuál es el punto en crear un intranet si nadie lo va a usar? Mantenga su marca corporativa, trabaje con los diseñadores que entienden su marca y la cultura de su empresa. Hoy día se necesita pensar primero en los dispositivos móviles o al menos proporcionar un diseño responsivo que se adapte a diferentes tamaños de pantalla y múltiples dispositivos.

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2. Directorio de empleados

Este es el elemento número uno solicitado por los clientes, un directorio de empleados actualizado. Este módulo puede ser tan simple o complejo como usted quiera pero recuerda, mientras más información proveas más las personas pueden depender de esto día a día. Adicional este puede ser un centro social de interacción de los equipos y de las personas.
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3. Calendario de eventos

Una buena estrategia para hacer que los empleados regresen al intranet es colocando información que les interese, como lo es un calendario de eventos, días feriados o cumpleaños. Utilizando un calendario compartido o una red social corporativa para este tipo de comunicaciones, reduce en gran manera el uso de correos electrónicos que se envían cada mes y los infames “reply-to-all”, que no son muy queridos.
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5. Formularios en línea

¿Quieres traer tráfico a la intranet? Ofrezca formularios que puedan completarse en línea para iniciar procesos operativos y repetitivos. Algunos de los formularios más solicitados son:

  • Solicitud de vacaciones
  • Reporte de gastos
  • Solicitud de Certificados (Laborales, Legales etc)
  • Solicitud de compra

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7. Contenido, buen contenido

Si deseas un intranet exitoso y que las personas la utilicen necesitas proveer información relevante, documentos que son necesarios día a día y lo más importante contenido dinámico que consiga actualizarse automáticamente desde diferentes áreas de la intranet a la página de inicio. Por ejemplo, muchos intranets proveen herramientas para manejar proyectos y archivar documentos relacionados al mismo. Al utilizar el mismo software para múltiples funcionalidades, garantiza que los empleados lo utilicen todos los días.
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4. Repositorio de documentos

Las comunicaciones y documentos de la empresa deberían estar accesibles en la intranet. Esta práctica sirve principalmente para dos propósitos; primero para que los empleados puedan revisar documentos actualizados en cualquier momento realizando búsquedas de un tema en específico; y segundo, proveer recordatorios automáticos al equipo gerencial para revisar estos documentos. De esta manera la empresa se mantiene en cumplimiento.
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6. Búsquedas

Si las personas no pueden encontrar la información en los primeros dos intentos de búsqueda se frustran. Un buen motor de búsqueda y una buena estrategia son la pieza líder al momento de iniciar una intranet. Búsqueda de contenido y metadatos, filtrados por fecha y tipo de documento, son detalles muy importantes porque le dan a los usuarios la posibilidad de localizar un documento específico casi inmediatamente.
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8. Consolidación de funcionalidades

  • Mesa de ayuda,
  • Registro de equipos,
  • Crear reportes y «dashboards»,

Muchas de las plataformas de intranet, como SharePoint desde la plataforma Office 365, proporcionarán el motor de flujo de trabajo para automatizar múltiples procesos de negocio sin necesidad de un software adicional.

Beneficios de Contar con una Intranet Corporativa

01.

Ahorro de tiempo y costes. Aunque requiere de una inversión inicial para su puesta en marcha, a medio plazo supone un ahorro de tiempo y costes. Un ejemplo, los empleados al tener la información disponible en un solo lugar, reducen el tiempo en la búsqueda de información que necesitan, pudiendo dedicar ese tiempo a otras tareas.

02.

Se centraliza la comunicación en un único entorno.

03.

Mejora la seguridad: Una intranet bien implementada es totalmente segura para la empresa y sus empleados. Además se puede ofrecer información determinada a los grupos de usuarios que necesitemos, evitando que empleados no autorizados accedan a información de otros departamentos.

04.

Aumenta la colaboración y productividad entre los empleados. Una intranet puede ser el medio para que empleados de distintos departamentos colaboren de forma más rápida y eficiente y se creen sinergias entre ellos, a través de foros o redes sociales corporativas.

05.

Gestión del conocimiento: La creación de una wiki o foros puede ayudar a que los empleados difundan sus conocimientos y así todos puedan aprender.

06.

Mejora la imagen de la empresa de cara a sus empleados. Si una empresa u organización tiene intranet y la usa para gestionar vacaciones, lanzar comunicados, la reserva de material o salas de reuniones, los empleados encontrarán los trámites administrativos internos más sencillos por lo que mejorará la opinión que tienen de la empresa y su satisfacción.

07.

Se puede conectar con las bases de datos de la empresa y otras aplicaciones usadas. También con los Active Directory de empleados.

08.

Sin limitaciones horarias o de espacio. Está abierta permanentemente y accesible a todos los empleados incluidos los que están de viaje o trabajando en cliente.

09.

Formación. Puede usarse como apoyo para la formación de los empleados.

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